Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per la quasi totalità delle partite IVA italiane, forfettari compresi. In pratica significa che la fattura non è più un PDF o un foglio: è un file XML che passa dal Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Questa guida spiega, senza tecnicismi, come funziona lo SdI, come si emette e si riceve una fattura elettronica e cosa deve fare il tuo gestionale perché tutto questo non diventi un lavoro in più.
Cos'è una fattura elettronica
Una fattura elettronica non è una fattura salvata in PDF: è un documento in formato XML strutturato, cioè con campi precisi (dati del cedente, del cliente, righe, imponibile, IVA, totali) che un computer può leggere. Il formato è definito dall'Agenzia delle Entrate ed è uguale per tutti. Proprio perché è strutturato, un campo mancante o sbagliato fa rifiutare la fattura: per questo conviene che sia il gestionale a comporlo, non una persona a mano.
Cos'è lo SdI
Lo SdI è lo "smistatore" pubblico gestito dall'Agenzia delle Entrate: ogni fattura elettronica passa da lì. Tu non invii più la fattura direttamente al cliente — la mandi allo SdI, che la controlla, la recapita al destinatario e ti restituisce una ricevuta che ne certifica l'esito. Vale sia per le fatture che emetti (attive) sia per quelle che ricevi dai fornitori (passive).
Come arriva la fattura al destinatario
Perché lo SdI sappia a chi consegnare, servono le "coordinate" del cliente:
- il codice destinatario (7 caratteri) se il cliente ha un canale telematico;
- oppure la sua PEC;
- se il cliente è un privato o non ha né l'uno né l'altra, si usa il codice convenzionale e la fattura finisce nel suo cassetto fiscale, dove potrà comunque recuperarla.
Un buon gestionale tiene questi dati nell'anagrafica del cliente, così non li chiedi a ogni fattura.
Come si emette una fattura elettronica
Il processo, quando il gestionale lo gestisce bene, è questo:
- Prepari la fattura partendo dai dati già presenti (ordine, DDT, anagrafica cliente).
- Il gestionale genera il file XML nel formato richiesto, con tutti i campi obbligatori.
- La fattura viene trasmessa allo SdI con un invio.
- Lo SdI risponde con una ricevuta che dice com'è andata.
Il vantaggio vero è che la fattura non nasce da zero: nel flusso integrato arriva dal DDT o dall'ordine già compilata. È il tema di dall'ordine alla fattura.
Le ricevute dello SdI (RC, MC, NS, NE)
Dopo l'invio, lo SdI restituisce una ricevuta. Le principali:
- RC — ricevuta di consegna: la fattura è arrivata al destinatario. Tutto ok.
- MC — mancata consegna: la fattura è valida ma lo SdI non è riuscito a recapitarla (il cliente la troverà comunque nel suo cassetto fiscale).
- NS — notifica di scarto: la fattura è stata rifiutata per un errore (va corretta e reinviata).
- NE — notifica esito: usata in alcuni flussi (es. Pubblica Amministrazione) per accettazione o rifiuto da parte del destinatario.
Sapere leggere queste ricevute è importante: una fattura scartata (NS) non è stata emessa finché non la correggi e la reinvii entro i termini. Per questo conviene che il gestionale ti mostri l'esito in tempo reale, con un elenco chiaro di cosa è consegnato, cosa è in attesa e cosa è da correggere — senza andare a controllare su un portale.
Le fatture passive dei fornitori
La fatturazione elettronica non è solo in uscita. Anche le fatture dei tuoi fornitori arrivano via SdI in formato XML. Un gestionale completo le riceve, le legge e le registra in automatico, alimentando il registro IVA acquisti — così non le reinserisci a mano e le colleghi, dove serve, agli ordini di acquisto e alla merce in entrata.
Registro IVA e liquidazione
Emettere e ricevere è metà del lavoro; l'altra metà è tenere il registro IVA vendite e acquisti e calcolare la liquidazione periodica (mensile o trimestrale). Un gestionale che gestisce la fatturazione dovrebbe alimentare questi registri in automatico dai documenti, riducendo il lavoro di riconciliazione con il commercialista — che resta comunque il tuo riferimento per gli adempimenti.
La conservazione a norma
Le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni. Non basta salvarle sul computer: serve la conservazione sostitutiva a norma di legge, in genere garantita da un provider accreditato. È un obbligo, non un optional: verifica sempre che il tuo strumento la includa, così non devi occupartene a parte.
Cosa deve fare il gestionale (checklist)
Perché la fatturazione elettronica non pesi sull'ufficio, il gestionale dovrebbe:
- generare l'XML dai dati già inseriti (ordine o DDT), non da un modulo a parte;
- gestire codice destinatario / PEC dall'anagrafica cliente;
- trasmettere allo SdI con un invio e tracciare l'esito (RC/MC/NS/NE);
- ricevere e registrare le fatture passive;
- tenere il registro IVA vendite/acquisti e la liquidazione periodica;
- garantire la conservazione a norma per 10 anni.
In Nodeon la fatturazione elettronica è l'ultimo anello dello stesso flusso che parte dall'ordine: la fattura nasce dal DDT, l'XML si compila da solo e va allo SdI con un click, con l'esito tracciato in tempo reale. Vedi i Moduli.
Domande frequenti
Anche i forfettari devono fare la fattura elettronica? Sì, dal 2024 l'obbligo riguarda anche il regime forfettario.
Cosa succede se una fattura viene scartata? Ricevi una notifica di scarto (NS): la fattura non è emessa finché non correggi l'errore e la reinvii entro i termini previsti.
Devo comprare a parte la conservazione? Dipende dal fornitore. Un gestionale completo la include tramite un provider accreditato: verificalo prima di firmare.
Il PDF della fattura non serve più? Ai fini fiscali conta l'XML. Il PDF resta comodo come copia leggibile per te e per il cliente, ma non sostituisce il file elettronico.
In sintesi
Lo SdI è il punto di passaggio obbligatorio di ogni fattura elettronica: tu emetti, lo SdI recapita e ti dà una ricevuta. La differenza tra un adempimento pesante e una cosa che "si fa da sola" sta tutta nel gestionale — se genera l'XML dai tuoi dati, gestisce le coordinate del cliente e ti mostra gli esiti, la fatturazione smette di essere un lavoro a parte.
Per il quadro completo, parti dalla guida al gestionale cloud per PMI, oppure parliamone.